Processen robotiseren bij de gemeente Amsterdam

Het proces

De gemeente Amsterdam is binnen het HRM-domein volop bezig met het robotiseren van haar processen. Twee jaar geleden is gemeente Amsterdam gestart met een pilot en de toegevoegde waarde van Robotic Process Automation (RPA), werd al snel gezien. Met als basis een eerste toetsingskader zijn diverse kansrijke processen in het HRM-domein opgehaald, waaronder het aanvragen van VOG-verklaringen voor nieuwe (tijdelijke) werknemers.

Een proces dat altijd en het liefst snel moet worden uitgevoerd, omdat dit het startmoment van een nieuwe werknemer kan beïnvloeden. Maar ook het inplannen van verzuimafspraken wordt uitgevoerd door digitale assistenten. Een proces dat vooral foutgevoelig is, niet al te groot, maar altijd voorrang heeft. Naast deze processen ondersteunen de digitale assistenten bij het proces van externe inhuur, het opstellen van verzuimbrieven en het registreren van overuren.

Doelstelling en resultaat

Al deze processen lenen zich uitstekend voor inzet van een digitale medewerker, omdat in de processen de waardetoevoegende rol van mensen nihil is. Immers de procedures liggen vast en zijn voorspelbaar, het aantal uitzonderingen is uiterst gering en vanuit businessperspectief en procesoptimalisatie wil je graag zien dat ze altijd en direct worden uitgevoerd zonder dat je daarvoor mensen nodig hebt.

Gemeente Amsterdam heeft in eerste instantie gekozen voor het uitbesteden van het robotiseren van processen door RPA-implementatiepartners om zo ook snel en meer kennis in huis te nemen. Inmiddels worden diverse eigen medewerkers opgeleid, die door MvR Digital Workforce worden begeleid in UiPath. Daarnaast begeleiden wij interne RPA Developers van de gemeente Amsterdam bij het maken en onderhouden van hun eerst digitale medewerkers. Het verder ontwikkelen van een eigen ‘way of working’ is vanaf de start onderdeel van het traject.