Gemeente Lelystad

De Gemeente Lelystad is al jaren gebruiker van RPA om de lastendruk bij uitvoering van processen te verminderen. Inzet van RPA wordt o.a. gebruikt bij het WOZ-proces, waarbij een digitale medewerker het efficiënt en geautomatiseerd inboeken van WOZ-bezwaren en -beroepen uitvoert.

Dankzij deze geautomatiseerde aanpak heeft de gemeente een enorme vermindering van administratief werk kunnen realiseren. Het systeem zorgt voor het automatisch inboeken van de bezwaren en het verzenden van ontvangstbevestigingen en taxatieverslagen naar de betreffende WOZ-bureaus. Bovendien is het nu mogelijk om aanvullende documenten, zoals motiveringen, taxatierapporten en uitspraken, eenvoudig te uploaden.

Een van de meest opmerkelijke functies van het systeem is de mogelijkheid om in bulk grieven voor het horen van verschillende adressen aan te leveren via een Excel-bestand. Ondanks het grote aantal adressen dat in deze bestanden kan worden opgenomen, is de robot in staat om individuele splitfiles te maken en deze automatisch te uploaden. Als een bezwaar al is ingeboekt of als het bezwaar betrekking heeft op meerdere adressen, wordt dit geregistreerd en komt het in de uitval terecht. Ook worden bezwaren van de acht grootste professionele bureaus die honderden bezwaren tegelijk namens klanten indienen in één keer goed afgehandeld.

Daarmee voorkomt de gemeente achterstand en piekbelastingen bij medewerkers die dat voorheen handmatig moesten opboeken. De tijdsbesparing bedraagt 5-8 minuten per WOZ-bezwaar / aanvullend document en het gaat om circa 5.000 bezwaren per jaar.

Met de kennis van RPA bij het Team Belastingen zijn er ook elk jaar weer wensen, omdat processen en systemen wijzigen. Omdat met RPA ontwikkelde digitale medewerkers snel en eenvoudig aan te passen zijn, is dit vaak een kwestie van dagen en hoogstens enkele weken doorlooptijd.

Lees het volledige artikel op Rocking Robots.