Pilot RPA voor de gemeente Hilversum

Gemeente Hilversum heeft in 2019 een pilot uitgevoerd met Robotic Process Automation (RPA) om deze nieuwe technologie en de toepasbaarheid in de organisatie te toetsen. Gekozen is voor het proces Mantelzorgwaardering, waarbij aanvragen geheel geautomatiseerd worden afgehandeld. Het gaat om gemiddeld 50 aanvragen per dag van ongeveer 10 minuten, een tijdrovende zaak die veel administratieve handelingen vraagt. Omdat de mogelijke aanschaf van een ander systeem waarin deze afhandeling mogelijk is nog even op zich laat wachten, is er gekozen voor een snelle oplossing met RPA waarbij de medewerkers binnen zeer korte tijd ontzorgd konden worden en met de bestaande capaciteit de aanvragen konden worden afgehandeld.

Omdat de mogelijke aanschaf van een ander systeem waarin deze afhandeling mogelijk is nog even op zich laat wachten, is er gekozen voor een snelle oplossing met RPA.

Allereerst is er een kick-off georganiseerd met de afdeling I&A om de juiste RPA (test)omgevingen en testdata te regelen en te kijken naar security eisen en een juiste configuratie om de overgang naar productie straks ook echt en geruisloos te kunnen doen. Met de kick-off met de betrokkenen vanuit de business was er op gericht om medewerkers te informeren en te betrekken bij het projecten om de verwachtingen, doelstellingen en kaders ten aanzien van de softbot te bespreken. Vervolgens is er gestart met het in kaart brengen van het proces en de controlestappen die nodig zijn (waaronder een check op het vaker voorkomen van bankrekeningnummers).

Nadat de voorbereidende werkzaamheden waren afgrond is in amper een week de softbot gebouwd, getest en is de uitval geanalyseerd. Doel was om de softbot de aanvragen volledig te laten afhandelen wanneer deze door alle checks waren gekomen. Daarbij is uitgegaan van gemiddeld een 50-tal aanvragen per dag zodat er ook ruimte was voor het inhalen van de eerdere ontstane achterstand. Als een check niet in orde is stopt de softbot met een verdere verwerking en wordt deze door gemeld bij een medewerker, zodat deze de afhandeling handmatig kan overnemen en aanvullende handelingen of controles uitvoert.

Na het in productie nemen van de pilot heeft de gemeente Hilversum 4 weken de tijd genomen om werkzaamheden van de softbot te zorgvuldig te beoordelen. Daarbij zijn na een week een kleine aanpassing verricht omdat bleek dat de testomstandigheden toch iets anders waren dan de productieomgeving. De analyse van de logdata kon snel duidelijk maken op welke punten de softbot nog effectief kon worden verbeterd.

Virginia Hofwijks, die als projectleider vanuit de gemeente Hilversum betrokken was bij de pilot, heeft tijdens de gebruikersbijeenkomst van gemeenten met Uipath aangegeven dat het project aan de verwachtingen heeft voldaan. Ook over de aanpak en werkzaamheden van MvR & Partners tijdens de pilot is zij zeer tevreden.