Afhandeling TOZO-aanvragen Ferm Werk

Hoe robots Ferm Werk hebben geholpen met de afhandeling van TOZO-aanvragen

Als onderdeel van de landelijke steunmaatregelen kunnen ondernemers die nu door de Corona-crisis in financiële moeilijkheden raken een uitkering ontvangen door aanspraak te maken op de Tozo-regeling. Voor de gemeente Woerden en omliggende gemeenten kwamen deze aanvragen terecht bij Ferm Werk.

In korte tijd moesten de binnenstromende aanvragen zeer spoedig en zorgvuldig worden afgehandeld. Het RPA-team heeft daarom met Ferm Werk een digitale assistent ontwikkeld die hierbij veel werk uit handen heeft genomen. Voor binnenkomende aanvragen werd zo automatisch al een aantal checks uitgevoerd (zoals een controle met het Handelsregister), werden cliëntgegevens ingevuld in het systeem en werd een werkproces aangemaakt. Ook is de robot druk geweest het opbouwen en toevoegen van alle beschikkingen.

Hoe werkt zo’n software robot dan?

RPA (Robotic Process Automation) is een techniek waarbij je een digitale assistent als een soort bijzondere gebruiker laat werken in systemen. Hij klikt, leest, typt, beoordeelt en voert vervolgens een aantal acties uit. Zo’n digitale assistent kan heel snel en precies werken. Hij doet exact wat je hem aanleert. En is er iets afwijkends of een uitzondering? Dan wordt deze situatie door de robot voorgelegd aan een medewerker en gaat hij verder. Een digitale assistent is in korte tijd te realiseren, we hebben de software al in huis en het ontwikkelen gaat heel snel.

Het RPA-team in de gemeente Woerden is voortdurend bezig met het automatiseren van nieuwe en bestaande processen. Door dit steeds meer in te zetten worden medewerkers in staat gesteld om te focussen op zaken die echt om aandacht vragen.Het RPA-team is iedere woensdag hiervoor beschikbaar. Gaan ze ermee aan de slag, dan beginnen ze met het inventariseren van de processtappen. Daarna kan het snel gaan, meestal is de eerste robot in 2 weken gereed. Meer informatie over de inzet van RPA bij gemeente Woerden, neem dan contact op met Chris Gielen (Gemeente Woerden) of Johans Brink (MvR & Partners).