Waarom een businesscase vaker moet gaan over waarde in plaats van over geld
Als je gevraagd wordt om te investeren in een nieuwe technologie, dan is altijd de vraag: wat levert het op? Een terechte vraag, die zeker beantwoord moet worden. Maar ook een vraag die zich vrijwel altijd vertaalt naar het financiële: hoeveel geld levert het op? Hoe snel verdienen we de investering terug? Wat zijn de (in)directe besparingen? Kortom, de vraag wordt altijd vertaald in direct financieel rendement, maar daarmee beantwoorden we niet de vraag die gesteld is.
Robotic Process Automation
Ook bij de implementatie van Robotic Process Automation (RPA) gaat het vaak zo. Bedrijven en organisaties hebben de neiging om gelijk te kijken naar het financieel rendement van de invoering en het directe financieel rendement op korte termijn. En door kortetermijndenken missen we veel langetermijnvoordelen. Want wat kan RPA op de lange termijn bieden? Even wat voorbeelden uit de praktijk.
Vanuit risico-opzicht is het bijvoorbeeld niet handig om nieuwe technologie gelijk in te zetten op de grootste businesscase. Je hebt zelf geen ervaring met RPA, een grote businesscase is vaak ook niet het simpelste proces en draagvlak krijgen voor nieuwe technologie door gelijk enkele fte te besparen is misschien ook niet de manier om mensen geïnteresseerd te krijgen in nieuwe technologie. Veel beter is te starten met een simpel proces, iets waar mensen blij van worden dat ze ervan af zijn en dat de organisatie inzicht geeft in hoe RPA gebruikt kan worden. Dat geeft draagvlak en de grotere businesscases volgen later pas.
Zeker in een tijd van arbeidskrapte kun je natuurlijk letten op de kosten en bezuinigen als middel om het tekort aan arbeid weg te nemen. RPA kan daar zeker bij helpen. Maar omgekeerd kan RPA ook waarde toevoegen en ervoor zorgen dat je je medewerkers kunt behouden. Door het administratieve werk weg te nemen, kun je medewerkers blij maken. Maar zo zorg je ook dat het overgebleven werk van een hoger niveau is en dus beter beloond kan worden.
Een te kleine businesscase
Het niet inzetten van RPA omdat de businesscase te klein is, dat hoor ik ook nog wel eens. Maar wat is te klein? Wat als een medewerker overspannen dreigt te worden door de druk van administratief werk, of juist een ‘bore-out’ krijgt en vertrekt? De kosten van werven, selecteren, onboarding, het inwerken van een nieuwe collega, het hogere salaris en het verlies aan ervaring zie ik in geen enkele businesscase ooit terug. Maar deze kosten zijn in iedere organisatie enorm.
Het behoud van tevreden werknemers en voorkomen van uitval door ziekte zou in elke organisatie altijd topprioriteit moeten zijn en zeker in tijden van arbeidskrapte. De kosten van de digitale assistent zijn over het algemeen stukken lager dan van vervanging van een menselijke collega door ziekte of vertrek.
Het hoogste rendement
Dus kijk je naar het hoogste rendement en welke waarde RPA heeft voor je organisatie of bedrijf, focus dan ook op de zaken die voor jouw bedrijf of organisatie echt belangrijk zijn. De echte waarde op langere termijn zit bij RPA dan veel vaker in beleving van medewerkers en klanten dan in geld.