Nieuwe case Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB)

Veel organisaties kampen met hetzelfde probleem: een grote hoeveelheid handmatige administratieve handelingen. De Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB), verantwoordelijk voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en adviesvraagstukken, is daarop geen uitzondering. Ook zij ervaren een grote administratieve last. RPA kan daarbij een uitkomst bieden met inzet van digitale medewerkers die processen uitvoeren.

Als pilot is een ogenschijnlijk eenvoudig proces gekozen, waarbij de digitale medewerker bij elk nieuw contact met een bedrijf controleert of er ooit toestemming is gegeven voor digitale communicatie. Als het antwoord ‘nee’ is, stuurt hij een verzoek. Hoewel dit proces eenvoudig lijkt, zit er veel werk achter de schermen, van interne afstemming tot de daadwerkelijke implementatie. Er zijn veel variabelen en details om rekening mee te houden. Maar omdat het proces regelgestuurd is, kun je het een digitale assistent toch uitleggen en maakt hij daarna geen fouten meer.

Het robotiseren van processen heeft ertoe geleid dat processen veel gedetailleerder zijn beschreven en daardoor neemt de kwaliteit van de uitvoering toe. Doordat er parallel aan het robotiseringsproces veel aandacht is geweest voor verdere optimalisatie van het proces en afstemming tussen betrokken teams, hebben we veel aan kwaliteit gewonnen.

Door RPA besparen we tijd bij elke taak. Als je bij elke taak vijf of tien minuten bespaart, telt dat snel op. Goed geprogrammeerde robots maken geen fouten, wat een groot voordeel is. Mensen kunnen soms zelf besluiten dat iets misschien op een andere manier beter kan. Door automatisering kunnen we onze gegevens ook consistenter opslaan. Dit is cruciaal nu we steeds meer datagestuurd werken. Door eenvoudige, repetitieve taken te automatiseren, wordt ons werk leuker en kunnen we ons beter richten op de taken die er echt toe doen.

Een uitgebreid artikel over deze case is eerder op Rocking Robots verschenen.