Een digitale medewerker die meldingen bodemkwaliteit afhandelt

Een digitale medewerker die besluiten bodemkwaliteit afhandelt

Omgevingsdiensten voeren in opdracht van provincies en gemeenten allerlei taken uit rondom vergunningen en zien toe op de naleving van regelgeving op het gebied van milieu, bouw, infrastructuur en bodem. De uitvoering van al deze taken brengt veel administratief werk met zich mee. Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied heeft er daarom voor gekozen om verschillende digitale assistenten in te zetten binnen de organisatie die (delen van) processen automatiseren.

Een typische taak van de omgevingsdiensten is erop toezien dat het Besluit bodemkwaliteit (Bbk) wordt nageleefd.1 Als ondernemers en bedrijven van plan zijn om bouwstoffen, grond of baggerspecie toe te passen, moet dit gemeld worden via het Meldpunt bodemkwaliteit.2 Helaas kost het verwerken van de melding in het zaaksysteem al 15 minuten. Dit is simpel kopieer-en-plakwerk, maar het moet echt gebeuren voordat iemand de melding kan gaan beoordelen.

Inmiddels is er een digitale assistent ingezet die de verwerking van de melding op zich neemt. De digitale assistent doet precies hetzelfde als de werknemer voorheen, alleen dan vijf keer zo snel. De digitale assistent haalt de mail op die de Bbk-melding en eventueel een aantal andere bijlagen bevat, bijvoorbeeld een foto van de locatie waar de grond wordt toegepast. Vervolgens neemt de digitale assistent de gegevens over uit de melding en zet deze in het zaaksysteem. De andere bijlagen uit de mail worden hieraan toegevoegd. Als laatste wordt er een mail naar de contactpersoon gestuurd, zodat deze weet dat de melding in behandeling is.

Wanneer de melding in het zaaksysteem is gezet door de digitale assistent, kan de medewerker de melding verder verwerken. De medewerker die eerder één tot twee uur per dag bezig was met deze administratieve kant van de taak, kan deze tijd nu stoppen in inhoudelijker werk. Daar wordt zowel de organisatie als de medewerker beter van.