Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG

Een digitale archiefmedewerker voor Omgevingsdienst NZKG

Business Case | Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied |Archiefbeoordeling uitvoeren

Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) voert taken uit voor acht gemeenten en drie provincies. De omvang van het werk van de omgevingsdienst is daarom enorm. Er wordt veel informatie verwerkt en opgeslagen, vaak aan de hand van dossiers. Om het overzicht te bewaren, moeten bepaalde dossiers die niet meer nodig zijn, worden gearchiveerd.

Bij OD NZKG staan er ongeveer 37.000 dossiers klaar die gearchiveerd kunnen worden. Helaas gaat dit niet zo snel, want eerst moet elk dossier gecontroleerd worden. Kenmerken uit het dossier moeten correct vermeld staan in het zaaksysteem. Al langere tijd maakt deze omgevingsdienst gebruik van software die documenten metadateert. De kenmerken die de software uit het dossier haalt, moeten ook op die manier in het zaaksysteem staan. Dit is niet altijd het geval.

Een medewerker moet eerst het dossier aanbieden aan de software. Vervolgens wacht de medewerker totdat de software het dossier ‘teruggeeft’. Dit duurt de ene keer langer dan de andere keer. De medewerker kan ondertussen iets anders doen, maar de aandacht wordt erg verdeeld. De medewerker moet namelijk af en toe checken of de software al klaar is. Wanneer dit zo is, worden de kenmerken vergeleken met die in het zaaksysteem. De medewerker vult en past de gegevens aan waar nodig.

Niemand was begonnen aan deze saaie en grote klus. Gelukkig kan een digitale assistent het werk niet saai of te groot vinden, daarom is deze ingezet om de klus te klaren. De digitale assistent voert in de nacht de controle uit op de dossiers. Als alle informatie is verwerkt in het zaaksysteem, wordt het dossier gearchiveerd. Zo niet, dan worden de gegevens aangepast en vervolgens gearchiveerd.

Met ongeveer 15 minuten afhandelingstijd per dossier zal de digitale assistent meer dan 9.000 menselijke werkuren besparen. Naast deze enorme tijdwinst wordt saai en repeterend werk voorkomen. Het archiveren kan beginnen!