Digitaal archiveren

Digitaal archiveren

Gemeente Den Helder heeft begin 2020 een migratie uitgevoerd met Robotic Process Automation (RPA) om deze nieuwe technologie en de toepasbaarheid in de organisatie te toetsen. Er is gekozen voor een proces om een deel van het archief te digitaliseren. De digitale assistent (op basis van RPA) zorgt ervoor dat de fysieke stukken die worden ingescand door een extern bedrijf, op de juiste wijze geregistreerd worden in het zaaksysteem van de gemeente.

De archiefstukken zullen hierdoor eenvoudig digitaal vindbaar zijn en de fysieke stukken kunnen vernietigd worden. Dit zal ook een flinke besparing van opslagruimte opleveren.

Het project is eind 2019 gestart met een inventarisatie. Na het regelen van de randvoorwaarden is begin januari een kick-off geweest met de medewerkers (key-user, proceseigenaar en applicatiebeheerder) en developers om het proces nogmaals goed door te nemen en besluiten te nemen over bepaalde keuzes die de digitale assistent moest gaan maken (bijvoorbeeld in het geval van uitval). Dit ging zonder problemen en al snel kon er worden gebouwd.

Binnen een tijdsbestek van een week is de digitale assistent gebouwd en getest. In week 2 is een live demo geregeld op locatie om de digitale assistent aan het werk te zien en om te kijken of er nog bepaalde aanpassingen gedaan moesten worden. De digitale assistent werkte naar behoren en er werd besloten dat de digitale assistent, na wat kleine aanpassingen, naar productie gebracht kon worden.

Het naar productie brengen van de digitale assistent verliep vlekkeloos. Begin februari is de digitale assistent live gegaan en overgedragen aan de key-user. Hierbij is ook gelijk het functioneel ontwerp en een handleiding opgeleverd om de key-user handvaten te bieden over het gebruik van de digitale assistent.

Gelijk na de livegang van de digitale assistent zijn 1400+ fysieke stukken met minimale uitval digitaal gearchiveerd. Jane Dovator, die als key-user van de digitale assistent, is zeer tevreden over de inzet van RPA en ziet zelf nog veel meer kansen om deze technologie breder in te gaan zetten.

“Mijn ervaring met het inzetten van de digitale assistent en de begeleiding vanuit MvR is heel positief. Al onze wensen zijn verwerkt en we kregen een goede en duidelijke presentatie bij de oplevering. De digitale assistent is makkelijk in gebruik, met twee klikjes zet je de robot aan en in korte tijd worden er veel zaken gearchiveerd. De kwaliteit van het proces blijft gewaarborgd doordat de digitale assistent alle activiteiten in een logbestand wegschrijft. Zo kan er achteraf gelezen worden wat er is verwerkt en waar nog een tweede keer naar gekeken moet worden.” Jane Dovator.