De virtuele assistent Tozo helpt gemeente Hilversum

De virtuele assistent Tozo helpt gemeente Hilversum

In samenwerking met de gemeente Hilversum hebben we binnen een week een virtuele assistent ontwikkeld die de aanvragen voor Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (Tozo) gaat ondersteunen. In een agile setting, geheel digitaal, met een team van RPA consultants en specialisten van de gemeente zijn we op maandag gestart en hebben we de softbot op vrijdag getest en opgeleverd. Daarbij maken wij gebruik van UiPath software.

Aanvragen worden via een e-formulier (met Digid) via het Zaaksysteem van Greenvalley verder afgehandeld in de Centric Suite voor Sociaal Domein. Alle voorschotten en toekenningen worden uiteindelijk nog door mensen gefiatteerd, de virtuele assistent ondersteunt de medewerkers bij het administratieve werk en de controles volgens een gecontroleerd en vooraf vastgelegd proces.

Een virtuele assistent kan 10x meer aanvragen per uur afhandelen dan een gewone medewerker en dat 24/7. Hiermee zorgt gemeente Hilversum ervoor dat de duizenden aanvragen voor de Tozo snel kunnen worden afgehandeld en duidelijkheid krijgen. Medewerkers worden ondersteund bij een vlotte en foutloze afhandeling van dit proces. Door het project in te richten met aanwezige systemen en met inachtname van de principes rondom zaakgericht werken en archivering, blijft het proceswoe uitstekend te volgen en binnen de audit en controlerichtlijnen.

De gemeente Hilversum is een koplopergemeente als het gaat om de inzet van Robotic Process Automation (RPA). Eerder werd ook het mantelzorgproces al afgehandeld met inzet van een virtuele assistent. Ook andere gemeenten zoals Haltewerk (Gemeente Alkmaar en omliggende gemeenten) en gemeente Woerden zijn bezig met de inzet van een virtuele assistenten voor de afhandeling van de TOZO en gaan deze week nog in productie. In elke gemeente is sprake van maatwerk omdat systemen en procesinrichting verschillen, maar door gebruik te maken van onze standaard aanpak en de generieke TOZO assistent kunnen we altijd binnen een aantal dagen implementeren.

Wat schrijven de media over dit project.

Noord Hollands Dagblad
Gooi- en Eemlander
Rockingrobots

Zie ook Halte Werk en de Tozo virtuele assistent